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Pauzora Help

Neue Registrierungen genehmigen

Prüfen Sie die Personen, die sich mit ihrer dienstlichen E-Mail selbst registriert haben, ordnen Sie sie der richtigen Niederlassung und dem richtigen Team zu und aktivieren oder lehnen Sie jede einzelne ab.

Bevor Sie beginnen

  • Sie benötigen die Rolle HR oder Administrator. Führungskräfte und Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sehen die Registrierungswarteschlange nie.
  • Ist Ihre Rolle auf eine Niederlassung beschränkt, können Sie Personen nur dieser Niederlassung zuordnen.
  • Die Selbstregistrierung muss zuerst für die E-Mail-Domain Ihres Unternehmens eingeschaltet werden. Fragen Sie Ihren Pauzora-Kontakt, wenn die Warteschlange leer bleibt, obwohl Personen sagen, sie hätten sich registriert.
  • Nichts von dem, was eine Person registriert, ist für sie sichtbar, bis Sie sie aktivieren — ein wartendes Konto sieht keine Kolleginnen und Kollegen, keine Kalender und keine Unternehmensdaten.

Schritte

  1. Öffnen Sie Neue Registrierungen in der Seitenleiste. Auf dem Smartphone liegt der Punkt im Menü Mehr.
  2. Die Liste Ausstehend zeigt alle, die sich registriert haben — wer am längsten wartet, zuerst — mit der verwendeten E-Mail-Adresse und der Niederlassung und dem Team, die sie selbst vorgeschlagen haben. Bei einer Person, die unsicher war, steht Weiß nicht, wohin diese Person gehört statt einer Zuordnung.

Die Registrierungswarteschlange mit zwei wartenden Personen und ihren vorgeschlagenen Zuordnungen

  1. Wählen Sie Prüfen neben der Person. Das Panel, das sich öffnet, zeigt, wer die Person ist und was sie vorgeschlagen hat — der Vorschlag ist nur eine Anregung und füllt lediglich das Formular vor. Die tatsächliche Zuordnung entscheiden Sie.
  2. Füllen Sie die Zuordnung und die Beschäftigungsdaten aus:
    • Niederlassung (erforderlich) — sie legt den Feiertagskalender, die Zeitzone und die Arbeitswoche fest, in der alle Abwesenheiten dieser Person berechnet werden. Sie bleibt auch für jemanden erforderlich, der nicht sicher war: Genau das zu entscheiden ist Ihre Aufgabe hier;
    • Team (optional) — muss ein Team der gewählten Niederlassung sein;
    • Führungskraft (optional) — wer die Anträge dieser Person genehmigt;
    • Einstellungsdatum — der erste Beschäftigungstag. Die Urlaubsansammlung beginnt hier, tragen Sie es also ein, sobald Sie es kennen;
    • Vertragsart (optional) — dient dem Abgleich mit den Regeln der Urlaubsrichtlinien;
    • Urlaubsrichtlinie (optional) — weisen Sie eine nur zu, wenn diese Person eine andere Richtlinie braucht, als die Regeln für ihre Niederlassung und Vertragsart ihr ohnehin geben.

Das Prüfpanel mit den Zuordnungsfeldern und den nur für HR sichtbaren Beschäftigungsfeldern

  1. Wählen Sie Konto aktivieren. Die Person wird sofort zu einer vollwertigen Mitarbeiterin oder einem vollwertigen Mitarbeiter.

Um eine Registrierung stattdessen abzulehnen — jemand, der nicht für Sie arbeitet, ein Duplikat, eine Person, die vor dem Onboarding gegangen ist — wählen Sie Ablehnen…, schreiben den Grund und wählen Registrierung ablehnen. Der Grund ist erforderlich.

Der Ablehnungsschritt mit seinem Pflichtfeld für den Grund

Was danach passiert

  • Nach der Aktivierung öffnet sich das Konto: Die Person sieht ihr Dashboard und den Kalender ihres Teams und kann Abwesenheiten beantragen — meist das Erste, was sie tut.
  • Nach der Ablehnung sieht die Person weiterhin den Wartebildschirm, und diese E-Mail-Adresse kann sich nicht mehr bei Ihrem Unternehmen registrieren. Ablehnungen werden nie gelöscht: Sie bleiben unter Neue Registrierungen → Entschieden, mit der Angabe, wer wann entschieden hat, und dem Grund, den Sie geschrieben haben.
  • Beide Entscheidungen sind endgültig: Eine Registrierung kann nicht wieder geöffnet werden, und die abgelehnte Adresse kann sich nicht erneut registrieren. Haben Sie jemanden versehentlich abgelehnt, bitten Sie Ihren Pauzora-Kontakt, den Zugang für diese Adresse wiederherzustellen — Personen direkt hinzuzufügen ist noch nichts, was Sie selbst tun können.

Wenn etwas nicht funktioniert

  • Jemand sagt, er habe sich registriert, steht aber nicht in der Warteschlange — möglicherweise wurde der zweite Schritt nicht abgeschlossen (das Profil, das nach dem Klick auf den Link in der Bestätigungs-E-Mail ausgefüllt wird). Bitten Sie die Person, den Link erneut zu öffnen und den Schritt abzuschließen.
  • Sie können keine Niederlassung wählen — eine auf eine Niederlassung beschränkte HR-Rolle kann Personen nur der eigenen Niederlassung zuordnen. Bitten Sie einen Administrator, Personen zuzuordnen, die woanders hingehören.
  • Die Person ist bereits Mitarbeiterin oder Mitarbeiter — das Konto hat bereits eine Mitgliedschaft; die Registrierung ist ein Duplikat und kann abgelehnt werden.
  • Einstellungsdatum unbekannt — aktivieren Sie ohne und tragen Sie es später auf der Seite der Person nach. Ohne Einstellungsdatum wird kein Urlaub angesammelt.

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