Das Profil einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters bearbeiten

Halten Sie die Beschäftigungsdaten einer Person aktuell — Vertragsart, Geburtstag, benutzerdefinierte Felder und Beschäftigungsgrad — direkt auf ihrer Profilseite.

Bevor Sie beginnen

Sie benötigen die Rolle HR oder Administrator. Führungskräfte und Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sehen die Bearbeitungselemente nicht — auch nicht im eigenen Profil: Die eigenen Daten dürfen Sie lesen, Änderungen daran laufen aber über HR.
Drei Zuordnungsfelder — Niederlassung, Team und Führungskraft — kann nur ein Administrator ändern. Als HR sehen Sie sie im Panel mit den aktuellen Werten, gekennzeichnet als Felder, die ein Administrator ändert.

Schritte

Öffnen Sie Personen in der Seitenleiste (oder den Tab Personen auf dem Smartphone) und klicken Sie auf den Namen der Person.
Klicken Sie oben im Profil auf Profil bearbeiten.
Ändern Sie im Abschnitt Beschäftigungsdaten, was nötig ist:
- Vertragsart — der Wert, den Ihre Organisation verwendet (zum Beispiel full_time). Eine Änderung kann die für diese Person geltende Urlaubsrichtlinie ändern, und die Änderung wird im Änderungsprotokoll festgehalten.
- Geburtstag — Tag und Monat, gemeinsam. Der Geburtstag enthält nie ein Jahr, und der aktuelle Wert wird nicht angezeigt: Er dient ausschließlich der Geburtstagsankündigung, deshalb ist das Feld beim Öffnen immer leer, und eine Eingabe ersetzt den gespeicherten Wert.
- Geburtsjahr — nur nötig, wenn eine Urlaubsrichtlinie einen Anspruch an das Alter knüpft (eine gesetzliche Altersstufe). Der aktuelle Wert wird angezeigt, damit Sie sehen, was Sie gerade ersetzen: Es ist das einzige Geburtsdatenfeld, das zurückgelesen wird, weil ein falscher Wert den Urlaubsanspruch einer Person verändert. Leeren Sie das Feld, um das Jahr zu entfernen. Es wird allein für diese Anspruchsberechnung gespeichert und nie zusammen mit dem Geburtstag oder an anderer Stelle im Profil angezeigt — nur Personen, die den Datensatz dieser Person bearbeiten dürfen, können es sehen. Das Änderungsprotokoll hält fest, dass sich etwas geändert hat — nie den Wert selbst.
- Alle benutzerdefinierten Felder, die Ihre Organisation definiert hat.
Klicken Sie auf Änderungen speichern. Das Profil wird mit den neuen Werten aktualisiert, und jede Änderung landet im Änderungsprotokoll des Datensatzes.

Eine Änderung des Beschäftigungsgrads erfassen

Der Beschäftigungsgrad einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters (der FTE-Wert — 1 ist eine volle Stelle, 0,5 eine halbe Stelle) wird nicht wie ein gewöhnliches Feld bearbeitet. Er wird ab einem Datum erfasst, denn der Urlaubsanspruch bemisst sich nach den Bedingungen, die im jeweiligen Zeitraum gelten. Liegt das Datum im laufenden Urlaubsjahr, wird der Anspruch dieses Jahres als Mischung neu berechnet: Die Monate vor dem Datum zählen mit dem alten Beschäftigungsgrad, die Monate ab dem Datum mit dem neuen — der Saldo passt sich also ab dem Änderungsdatum an. Frühere, abgeschlossene Jahre behalten die Bedingungen, unter denen sie gewährt wurden, und das Erfassen einer Änderung schreibt die Historie nie um — Berichtigungen werden dem Datensatz hinzugefügt, nicht darübergeschrieben.

Geben Sie im Abschnitt Beschäftigungsbedingungen unten im Panel den neuen Wert unter Beschäftigungsgrad ein und den ersten Tag, ab dem er gilt, unter Gültig ab.
Klicken Sie auf Bedingungen erfassen.

Das Datum darf in der Vergangenheit liegen — eine rückwirkende Änderung ist zulässig, und die Salden werden ab diesem Punkt mit ausgleichenden Einträgen neu berechnet, nie durch Umschreiben dessen, was bereits gewährt war. Es darf nicht vor dem Einstellungsdatum liegen, und pro Datum kann nur ein Eintrag existieren.

Das Panel zeigt den aktuell erfassten Beschäftigungsgrad noch nicht an — wenn Sie unsicher sind, welcher Wert gilt, erfassen Sie den korrekten Wert ab dem Datum, ab dem er gelten soll; ein identischer Wert ändert schlicht nichts.

Was Sie hier nicht ändern können — und was stattdessen zu tun ist

Einstellungsdatum. Niemand kann es über das Produkt ändern — es verankert jede Urlaubsgutschrift, die diese Person je erhalten hat; es zu verschieben würde Salden neu ausweisen, gegen die bereits Abwesenheiten genehmigt wurden. Um ein falsches Einstellungsdatum zu korrigieren, bitten Sie den Support um eine auditierte Berichtigung: Die Salden werden mit ausgleichenden Einträgen neu berechnet, damit die Historie lesbar bleibt.
Niederlassung, Team und Führungskraft. Diese Felder ändern, wer die Abwesenheiten dieser Person sieht und wohin ihre Anträge geleitet werden — sie bleiben deshalb der Administrator-Rolle vorbehalten. Wenn Sie HR sind und eine Person wechseln muss, bitten Sie einen Administrator Ihrer Organisation — er öffnet auf derselben Seite dasselbe Panel Profil bearbeiten, in dem diese drei Felder für ihn bearbeitbar sind.

Nach einem Wechsel

Ein Wechsel wirkt für neue Anträge sofort, und ein Antrag, der bereits auf die Genehmigung der bisherigen Führungskraft wartete, wandert automatisch zur neuen Führungskraft: Beide Führungskräfte werden per E-Mail benachrichtigt, und die Übergabe wird im Verlauf des Antrags festgehalten. Niemand muss etwas stornieren oder neu einreichen.

Zwei Fälle behalten ihren aktuellen Genehmiger — mit Absicht:

Ein Antrag, der bei jemand anderem als der Führungskraft der Person wartet (zum Beispiel bei einem HR-Genehmigungsschritt), bleibt, wo er ist — diese Genehmigung wurde nie über die Führungskraft-Beziehung geleitet.
Ein Antrag, der nicht zur neuen Führungskraft geleitet werden kann (zum Beispiel, weil es der eigene Antrag der neuen Führungskraft ist), bleibt bei seinem aktuellen Genehmiger, statt bei niemandem zu liegen.