Abwesenheitslimits und ihre Durchsetzung festlegen
Legen Sie fest, welche Abwesenheitsarten eine Urlaubsrichtlinie zulässt, wie viele Tage jeweils zur Verfügung stehen, woraus die Tage gezogen werden und ob das Überschreiten eines Limits den Genehmiger warnt oder den Antrag direkt blockiert.
Bevor Sie beginnen
- Sie benötigen die HR- oder Administrator-Rolle für die Richtlinien, die Sie konfigurieren.
- Richtlinien beginnen als Kopien von Ländervorlagen (zum Beispiel die polnische Vorlage mit Urlaub, Urlaub auf Abruf und Krankmeldung). Eine Kopie gehört Ihrer Organisation: Aktualisierungen der Vorlage ändern sie nie, und jeder Wert darin — auch die gesetzlich aussehenden — gehört Ihnen und kann bearbeitet werden.
Wo Sie es finden
Öffnen Sie Einstellungen in der Seitenleiste und wählen Sie Urlaubsrichtlinie unter Organisation. Auf dem Smartphone tippen Sie auf Mehr, dann Einstellungen, dann Urlaubsrichtlinie. Der Bereich Urlaubsrichtlinie zeigt die Konfiguration Ihrer Richtlinie genau so, wie das System damit rechnet: die Ansammlungspools, die Liste Zulässige Abwesenheitsarten mit ihren Limits und den Genehmigungsablauf. Hat Ihr Unternehmen mehrere Richtlinien, wählen Sie eine über die Auswahl Richtlinie oben; die Zeile daneben (zum Beispiel „Gültig seit 1. Januar“) sagt Ihnen, welches Konfigurationsfenster Sie gerade sehen.
Die Seite funktioniert auf dem Smartphone, ist aber für den Schreibtisch gedacht: Auf einem größeren Bildschirm steht die Vorschau für einen Beispielmitarbeiter neben der Konfiguration statt darunter.
In dieser Version werden die Pools, die Zuordnungen der Arten und die Limits zur Einsicht angezeigt — sie werden zusammen mit Ihren Richtlinien eingerichtet. Was Sie hier ändern, ist der Durchsetzungsmodus jeder limitierten Art: der Warnen-/Blockieren-Umschalter in ihrer Zeile. Der Hinweis unter der Liste ist wörtlich gemeint: Änderungen hier werden im Audit-Protokoll festgehalten.
Zulässige Arten, Töpfe und Limits
Eine Urlaubsrichtlinie führt ihre zulässigen Abwesenheitsarten auf. Für jede Art entscheiden Sie:
- Aus welchem Topf sie zieht. Jede Art zieht aus genau einem Ansammlungstopf — dem Pool, von dem ihre Tage abgezogen werden. Mehrere Arten können sich einen Topf teilen: In der polnischen Vorlage ziehen Urlaub und Urlaub auf Abruf beide aus dem Basis-Urlaubsanspruch. Die Zeile zeigt das als Zieht aus:, gefolgt vom Namen des Pools.
- Ein Limit (optional) — die maximale Zahl an Tagen dieser Art innerhalb des Bezugszeitraums (zum Beispiel: Urlaub auf Abruf, 4 Tage pro Jahr). Zeilen ohne Limit zeigen Kein Limit.
- Den Durchsetzungsmodus für dieses Limit — siehe unten.
Gemeldete Arten (wie die Krankmeldung) sind in der Regel keinem Topf zugeordnet: Ihre Tage werden gezählt und auf ihr Limit angerechnet, aber kein Saldo verringert sich — ihre Zeile zeigt Kein Saldoabzug. Siehe Krankmeldung für eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter erfassen.
Durchsetzungsmodi: warnen oder blockieren
Jedes Limit hat seinen eigenen Durchsetzungsmodus — pro Limit, nicht als globaler Schalter:
- Warnen (Standard) — ein überschreitender Antrag geht durch; der Genehmiger sieht die Warnung und kann trotzdem genehmigen. Eine Genehmigung trotz Warnung wird im Änderungsprotokoll festgehalten, sodass Ausnahmen immer zuordenbar sind.
- Blockieren — ein überschreitender Antrag wird beim Einreichen und bei der Genehmigung zurückgewiesen, mit einer Meldung, die das Limit benennt. Ein blockierendes Limit stoppt auch stellvertretend erfasste Abwesenheiten und wird nie von der automatischen Genehmigung umgangen.
Sie können die Modi frei mischen: Überschreitungen beim Urlaub auf Abruf blockieren und bei Homeoffice-Tagen nur warnen.
Gesetzliche Werte blockieren nie
Gesetzliche Minima und gesetzliche Schwellenwerte erscheinen als informative Hinweise neben Ihrer Konfiguration — zum Beispiel, wenn Sie den Urlaub unter die polnischen gesetzlichen 20/26 Tage setzen oder wenn eine erfasste Krankmeldung die 33-Tage-Frist der gesetzlichen Lohnfortzahlung überschreitet. Diese Hinweise warnen; sie blockieren nie, und Sie können Werte darüber oder darunter konfigurieren. Das System verwaltet Abwesenheiten; es ist kein Schiedsrichter über das Recht.
Eine Richtlinie später ändern
Richtlinienänderungen gelten ab einem Stichtag: Salden und frühere Anträge werden gegen die damals gültige Konfiguration berechnet, und die Historie wird ab dem Änderungszeitpunkt deterministisch neu berechnet — nie von Hand umgeschrieben.
Das Umschalten eines Limits zwischen Warnen und Blockieren ist die Ausnahme: Der Modus ist keine berechnete Größe, sondern eine Regel für künftige Entscheidungen — ein Wechsel gilt daher sofort für jeden Antrag, der ab diesem Moment eingereicht oder genehmigt wird. Früher entschiedene Anträge behalten ihre festgehaltenen Warnungen und Genehmigungen unverändert, und jeder Wechsel wird mit Person und Zeitpunkt festgehalten.