Genehmigungsworkflows konfigurieren

Legen Sie fest, wer welche Anträge genehmigt: Wählen Sie eine Voreinstellung oder bauen Sie eine Kette aus einzelnen Schritten, verknüpfen Sie sie mit Ihren Urlaubsrichtlinien und richten Sie Vertretungen ein, damit Genehmigungen nie liegen bleiben, während ein Genehmiger abwesend ist.

Bevor Sie beginnen

Sie benötigen die Rolle HR oder Administrator für die Richtlinien, die Sie konfigurieren.
Drei Voreinstellungen stehen sofort bereit: Manager approves, Manager, then HR und HR only. Sie sind Ausgangsvorlagen — die Kopien gehören Ihrer Organisation, und sie zu bearbeiten betrifft nie jemand anderen.

Wie ein Workflow aufgebaut ist

Ein Workflow ist eine geordnete Liste von Schritten. Jeder Schritt benennt seinen Genehmiger auf eine von drei Arten:

Direct manager — die Führungskraft der antragstellenden Person aus der Berichtslinie (Berichtslinien können über Niederlassungen hinweg verlaufen).
Role — eine Person mit der Rolle HR oder Administrator, deren Geltungsbereich die antragstellende Person abdeckt; der spezifischste Geltungsbereich gewinnt (Team vor Niederlassung vor Unternehmen).
Specific person — eine namentlich benannte Person.

Eine antragstellende Person ist nie ihr eigener Genehmiger: Fällt ein Schritt auf die antragstellende Person, wird der nächste Kandidat gewählt. Ergibt ein Schritt überhaupt niemanden (keine Führungskraft an der Spitze der Kette, niemand mit einer passenden Rolle für die Niederlassung), wird der Antrag an eine Administratorin oder einen Administrator geleitet, und die Lücke wird im Änderungsprotokoll vermerkt — Anträge verschwinden nie im Nichts.

Workflows mit Richtlinien verknüpfen

Jede Urlaubsrichtlinie benennt ihren Standard-Workflow, und einzelne Abwesenheitsarten können ihn übersteuern (zum Beispiel: Urlaub folgt Manager approves, unbezahlter Urlaub folgt Manager, then HR). Eine Richtlinie ohne Workflow verwendet den eingebauten Standard: Die direkte Führungskraft der antragstellenden Person genehmigt.

Der Bereich Urlaubsrichtlinie in den Einstellungen (unter Organisation) zeigt den verknüpften Workflow als schreibgeschützten Bereich Genehmigungsablauf:

Der Bereich „Genehmigungsablauf“ auf der Seite „Urlaubsrichtlinie“ mit der Genehmigungskette

Als Gemeldet eingestufte Abwesenheitsarten (etwa eine Krankmeldung, die für jemanden erfasst wird) durchlaufen nie eine Genehmigung — sie werden als Fakten erfasst. Siehe Krankmeldung für eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter erfassen.

Was Genehmiger erleben

Der Antrag bleibt Ausstehend, bis der letzte Schritt entscheidet. Die Entscheidung jedes Schritts — wer, wann und ein etwaiger Kommentar — wird im Änderungsprotokoll festgehalten.
Eine Ablehnung in einem beliebigen Schritt lehnt den gesamten Antrag ab; es gibt keine Teilzustände.
Genehmiger sehen bei Anträgen, die an sie geleitet werden, immer die Abwesenheitsart — auch dort, wo Sichtbarkeitsregeln sie andernorts verbergen.

Vertretungen und Delegation

Jeder Genehmiger kann eine Vertretung haben, in einem von zwei Modi:

Standing — jeder Antrag, der den Genehmiger erreichen würde, geht an die Vertretung, solange die Genehmigungsvertretung besteht.
When absent — die Vertretung erhält nur Anträge, deren Daten sich mit der eigenen genehmigten Abwesenheit des Genehmigers überschneiden. Remote-Arbeit zählt nicht als abwesend.

Hat ein abwesender Genehmiger keine einsetzbare Vertretung, eskaliert der Antrag entlang der eigenen Führungskette des Genehmigers zur ersten verfügbaren Person; als letzter Ausweg geht er an eine Administratorin oder einen Administrator. Jede Vertretung wird mit ihrem Grund festgehalten (dauerhafte Vertretung, Abwesenheit oder Eskalation), und die antragstellende Person sieht vor dem Einreichen einen Hinweis wie „Jan Kowalski ist abwesend — der Antrag geht an Eva Malá“ (Personen werden immer mit vollem Namen angezeigt).

Genehmigungsvertretungen verketten sich nicht: Der eigenen Genehmigungsvertretung einer Vertretung wird nie gefolgt.

Automatische Genehmigungen

Drei optionale Regeln genehmigen ohne menschliche Entscheidung; alle werden im Änderungsprotokoll als vom System entschieden festgehalten:

Per absence type — Anträge einer Art, für die automatische Genehmigung eingestellt ist (häufig Remote-Arbeit), werden sofort beim Einreichen genehmigt.
Small requests — ein Schritt kann Anträge bis zu einer festgelegten Zahl von Arbeitstagen automatisch genehmigen.
Timeout — ein Schritt, der eine festgelegte Zahl von Arbeitstagen unentschieden bleibt, wird automatisch genehmigt.

Ein Antrag, der ein auf Blockieren gestelltes Limit überschreitet, wird nie automatisch genehmigt — die Blockierung gewinnt immer. Siehe Abwesenheitslimits und Durchsetzung festlegen.