Abwesenheitsarten konfigurieren
Entscheiden Sie pro Abwesenheitsart, ob Antragstellende eine Abwesenheitsvertretung benennen und welche Erläuterung überall in der App neben dem Namen der Art erscheint. Diese Einstellungen gelten unternehmensweit: Sie wirken auf alle Richtlinien zugleich.
Bevor Sie beginnen
- Sie benötigen die HR- oder Administrator-Rolle. Alle haben einen Eintrag Einstellungen, aber nur diese Rollen sehen darin die Gruppe Organisation — die Gruppe, die Urlaubsrichtlinie enthält.
- Jede Änderung hier wird mit Person und Zeitpunkt im Audit-Protokoll festgehalten — der Hinweis unter der Liste, Änderungen hier werden im Audit-Protokoll festgehalten., ist wörtlich gemeint.
Wo Sie es finden
Öffnen Sie Einstellungen in der Seitenleiste, wählen Sie Urlaubsrichtlinie unter Organisation und scrollen Sie zu Einstellungen der Abwesenheitsarten. Auf dem Smartphone tippen Sie auf Mehr, dann Einstellungen, dann Urlaubsrichtlinie. Jede Zeile zeigt die Art, ihren Meldemodus — Beantragt (durchläuft die Genehmigung) oder Gemeldet (als Tatsache erfasst) — und die beiden Einstellungen, die Sie steuern.
Abwesenheitsvertretung
Die Einstellung Abwesenheitsvertretung steuert, ob eine Person beim Einreichen eines Antrags dieser Art eine Kollegin oder einen Kollegen benennt, die oder der während der Abwesenheit die Aufgaben übernimmt:
- Ausgeblendet — das Antragsformular zeigt kein Vertretungsfeld.
- Optional — das Formular bietet eine Vertretungsauswahl an; ob jemand benannt wird, entscheidet die antragstellende Person.
- Erforderlich — der Antrag kann ohne Abwesenheitsvertretung nicht eingereicht werden.
Wählen Sie den Modus im Auswahlfeld Abwesenheitsvertretung der Zeile; er wird sofort gespeichert. Gemeldete Arten (wie die Krankmeldung) bieten nie Erforderlich an — es gibt kein Antragsformular, das zurückgehalten werden könnte, der strengste verfügbare Modus ist also Optional.
Eine Abwesenheitsvertretung übernimmt nur Aufgaben. Sie ist nie Genehmiger und erfährt nie, warum eine Kollegin oder ein Kollege abwesend ist.
Erläuterungen
Eine Erläuterung erweitert den Namen einer Art überall dort, wo er in der App erscheint — nützlich für unternehmensspezifisches Vokabular (etwa um eine Art „RTT“ für Neuzugänge zu erklären). Die Erläuterung erscheint beim Überfahren mit der Maus oder beim Antippen der gepunkteten Unterstreichung unter dem Namen der Art.
- Klicken Sie in der Zeile der Art auf Erläuterung bearbeiten.
- Füllen Sie den Text pro Sprache aus — ein Feld pro Oberflächensprache, beschriftet mit dem Sprachcode. Sprachen, die Sie leer lassen, zeigen einfach keine Erläuterung; es gibt keine automatische Übersetzung.
- Klicken Sie auf Erläuterung speichern. Wenn Sie alle Felder leeren und speichern, wird die Erläuterung entfernt.
Erläuterungen sind auf 500 Zeichen pro Sprache begrenzt.
